 | ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE ACTIVIDADES PROMOVIDAS POR EL INSTITUTO DE ESTUDIOS ALMERIENSES
Las actividades que se programan desde el Instituto de Estudios Almerienses, abarcan una amplia variedad de disciplinas y temática: cursos, seminarios, jornadas o congresos; itinerarios y excursiones; exposiciones;presentación de publicaciones, conferencias, tertulias literarias…
En la última etapa de gestión de este organismo se ha favorecido la regulación de las actividades promovidas por este Centro de Estudios Locales para mejor la consecución de uno de los principales fines estatutarios de esta Institución como es la organización de actividades científicas, académicas y culturales.
1. OBJETIVOS DE GESTIÓN
a) Clarificar el ámbito geográfico y temático, así como los principios y criterios organizativos de su gestión cultural.
b) Incrementar la participación activa de sus miembros en la generación de propuestas de actividades.
c) Favorecer una planificación estratégica anual.
d) Mejorar la operatividad y agilidad en la gestión administrativa, técnica y presupuestaria.
e) Descentralizar sus actuaciones para incrementar su presencia en la provincia.
f) Favorecer la interdisciplinariedad, la pluralidad de formatos y la diversidad temática.
g) Propiciar líneas de colaboración y actuación conjunta con otras Áreas y Servicios de la Diputación, instituciones públicas, así como con entidades privadas y asociaciones sociales de ámbito cultural y líneas coincidentes de actuación.
h) Establecer sistemas estandarizados de análisis y valoración de las propuestas que se presenten.
i) Incorporar procesos de evaluación para mejorar la calidad de las actividades que se llevan a cabo.
j) Potenciar la figura del Coordinador o Coordinadora de actividades vinculado al Instituto de Estudios Almerienses.
2. ORIGEN DE LAS PROPUESTAS DE ACTIVIDADES
Conjuntamente con su carácter de Centro de Estudios Locales dependiente de la Diputación de Almería, otra de las principales características que define la singularidad del Instituto de Estudios Almerienses, es la adscripción de sus miembros en los departamentos que componen este organismo. Sus fines, estructura y funcionamiento interno están asociadas a esta relación de vinculación mutua.
El IEA requiere a sus miembros su implicación en el estudio, la defensa, investigación y difusión de la cultura almeriense en sus diversos aspectos. Estos podrán canalizar sus propuestas a través de los Plenarios Departamentales de Arte y Literatura, Ciencias Sociales, Ciencia y Tecnología, Medio Ambiente, Geografía y Ordenación del Territorio, Historia, así como desde sus representantes en el Departamento Editorial.
Como entidad pública, este organismo puede y debe ser receptivo a propuestas e iniciativas que favorezcan la coordinación y cooperación con otras instituciones públicas y privadas. Estas relaciones deberán basarse en la reciprocidad, coherencia con el marco competencial de actuación, además de consecuentes y equilibradas con los recursos financieros que dispone el IEA.
Por todo lo expuesto se establecerán dos vías de canalización de las propuestas de actividades: las internas y las externas.
2.1.1. Internas
Provienen de los órganos estatutarios de participación del IEA - Plenarios Departamentales, Plenario Anual y Consejo Asesor- y tendrán el carácter de preferentes y prioritarias en la programación de este organismo.
2.1.2. Externas
Tendrán cabida en la programación del IEA las que se deriven de las relaciones con:
a) Centros de estudios locales de titularidad municipal
Principalmente con los que se mantengan convenios de colaboración (• )
b) Aportaciones de otros servicios de Diputación
Siempre que se enmarquen dentro de sus posibilidades y líneas de actuación, el IEA, para favorecer la coordinación interna y la optimización de recursos de la Corporación Provincial, fomentará actuaciones conjuntas o de colaboración con otros servicios, en especial con aquellos con competencias relacionadas (Cultura, Archivo Biblioteca,...)
c) Propuestas derivadas de relaciones institucionales entre administraciones o entidades privadas
Se potenciarán las relaciones con instituciones públicas - principalmente con Ayuntamientos de la provincia- en aspectos que coincidan con el ámbito de actuación y marco competencial de este organismo para fomentar la cooperación.
Se favorecerá que las iniciativas que surjan de las citadas relaciones estén vinculadas a las propuestas de actividades promovidas por los miembros del IEA.
3.- CRITERIOS DE GESTIÓN
3.1. Ámbito temático
En coherencia con su carácter de Centro de Estudios Locales, adscrito a una Diputación Provincial, se determina un marco de actuación de temática almeriense o vinculadas con la provincia.
Los contenidos de las propuestas atenderán, con carácter general, a demandas o carencias contrastadas y relacionadas con los fines estatutarios de esta institución. En este sentido no se programarán, como base principal de la propuesta, actuaciones de difusión cultural, como: conciertos, proyecciones, representaciones teatrales, así como otras manifestaciones culturales como talleres de contenido diverso, al considerarse que son propias de otros organismos o forman parte de la programación de otros servicios especializados de la Diputación.
3.2. Proyección Provincial
Atendiendo al marco competencial que se atribuye a las Diputaciones y con la finalidad de descentralizar sus actuaciones e incrementar la presencia y proyección de este Centro de Estudios Locales en los municipios, se adoptarán las siguientes directrices:
a) Las actividades deberán desarrollarse, mayoritariamente, en municipios o ámbitos territoriales de la provincia, especialmente en poblaciones menores a 20.000 habitantes. Se exceptúa de esta premisa aquellas actividades que, por razones operativas y de acceso, aconsejen la centralización en la capital de la provincia.
b) El presupuesto que tenga asignado el IEA para actividades, deberá invertirse en actuaciones con clara proyección provincial.
c) Se potenciarán actuaciones conjuntas con todos los Centros de Estudios Locales de titularidad municipal con los que el IEA ya tiene suscrito un convenio de colaboración. Este organismo se apoyará en estas entidades para descentralizar sus actuaciones.
d) El IEA será receptivo, principalmente, con los municipios que requieran líneas de colaboración. Para ello establecerá las relaciones necesarias con sus miembros para que éstos aporten sus conocimientos y experiencia en la organización de determinados eventos cuyo contenido se enmarque dentro del ámbito de actuación de este Instituto.
3.3. Favorecer la interdisciplinariedad, la pluralidad de formatos y la diversidad temática.
Para evitar el posible aislamiento de los Departamentos que integran el IEA, se potenciará la organización de actividades y publicaciones de carácter interdepartamental.
La programación anual de actividades, partirá de la perspectiva de un enfoque interdisciplinario de las actuaciones previstas y potenciará los equipos de trabajo multidisciplinar.
La citada programación propiciará la diversidad, en tipologías y formatos -Cursos, Jornadas, Itinerarios, Exposiciones, Conferencias,…- sobre demandas contrastadas. En aquellos departamentos donde confluyan diferentes áreas del saber, se evitará la monopolización de actividades por parte de una disciplina concreta. En el resto se procurará el equilibro entre las distintas especialidades contempladas en los estatutos del IEA..
3.4. Proyecto de actividad
Será requisito imprescindible que todas las actividades que se propongan al IEA, se realicen mediante un proyecto de actividad cuyos apartados y pautas para su elaboración se recogen en el documento “Manual para la elaboración y gestión de proyectos de actividades promovidos por el Instituto de Estudios Almerienses”.
3.5. Programación anual
Para una correcta gestión se promoverá una programación anual de actividades. La citada programación se distribuirá a lo largo del año, con el fin de adaptarse a las posibilidades organizativas de la institución y evitar solapamientos o concentraciones en similares periodos de tiempo.
Salvo excepciones muy puntuales y motivado por requerientes administrativos y organizativos no se programarán actividades durante los periodos vacacionales.
4.- GESTIÓN ORGANIZATIVA Y ADMINISTRATIVA DE LAS ACTIVIDADES INTERNAS
En consonancia con el punto 2.1 de este documento, el IEA articulará una convocatoria anual (aspecto pendiente de desarrollo) dirigida, exclusivamente, a los miembros de este organismo que estén interesados en proponer al Plenario Departamental la realización de proyectos de actividades de carácter interno.
Con este sistema se favorece, entre otros aspectos, la planificación en la programación y gestión de actividades; incrementar la participación activa de los miembros a través de los plenarios departamentales; racionalización de los procesos administrativos previos a la aprobación de una actividad, optimización de los recursos,...
Los proyectos deberán diseñarse teniendo en cuenta los criterios de gestión indicados en el apartado 3, principalmente los aspectos referidos al ámbito temático, proyección provincial y proyecto de actividad (apartados 3.1, 3.2. y 3.4. respectivamente)
Los proyectos presentados en el ámbito de la convocatoria pasarán a la fase de análisis y selección por parte de los miembros de cada departamento a través de una sesión especifica del plenario departamental.
El/la responsable de cada Departamento velará, cuando existan varias propuestas por la pluralidad de tipologías y formatos en la programación (Cursos, Jornadas, Itinerarios, Exposiciones, Conferencias,…) y su diversidad temática.
Siempre que sea factible, el Jefe o Jefa del Departamento estimulará la interrelación de los proyectos con otros departamentos.
Consejo Asesor:
A esta figura estatutaria en la que están representados todos los Departamentos a través de sus Jefes/as, le corresponde, entre otras funciones y en el ámbito de la gestión de actividades, proponer al Consejo Rector –órgano competente de decisión del IEA-, la aprobación de la programación anual de Actividades. La citada planificación atenderá, preferentemente, a los siguientes criterios:
- Carácter prioritario de las actividades aprobadas por los plenarios departamentales que cumplan los requisitos establecidos.
- Planificación anual del calendario de actividades
- Propuestas de actuaciones interdepartamentales
- Velar por el cumplimiento de los criterios de gestión de actividades que el IEA tiene establecidos.
- Encargar al personal técnico del IEA la realización de proyectos de carácter interno.
- Establecer Procesos de pre-análisis y valoración de las actividades programadas y realizadas, atendiendo a los informes de evaluación del coordinador o coordinadora y de los Servicios Técnicos del IEA. Las propuestas y conclusiones de los citados documentos serán referentes para actuaciones futuras.
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